Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A

Вернуться к обычному виду
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

AAA
Ульяновская государственная сельскохозяйственная академия имени П. А. Столыпина
официальный сайт
Архив

Положение об архиве


Адрес: 433431, ПФО, Ульяновская область, Чердаклинский район, п. Октябрьский, ул. Студенческая, 15а
Телефон: 8 (8422) 55-95-09
Электронная почта: arhivugsha@yandex.ru
Часы работы: понедельник – пятница с 8:00 до 17:00 ч.; суббота, воскресенье – выходной
Обеденный перерыв: 12:30 – 13:30 ч.

Архив академии функционирует как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующей архивом. В архиве академии хранятся документы с 1943 года – года образования Ульяновского сельскохозяйственного института. По состоянию на 01.01.2014 года объем архивного фонда академии превысил 70 тыс. единиц хранения.

В архиве академии хранится научно-справочный аппарат к документам архива, законченные делопроизводством академии документы постоянного срока хранения: протоколы заседаний Ученого Совета академии, протоколы заседаний кафедр, планы научно-исследовательской, учебно-методической работы, отчеты по учебно-методической и научно-исследовательской работе, бухгалтерские и статистические отчеты, приказы ректора по основной деятельности вуза. В архиве также хранятся документы по личному составу: личные дела профессорско-преподавательского состава, аспирантов и студентов дневного и заочного отделений, приказы ректора по личному составу сотрудников, студентов, протоколы Государственной аттестационной комиссии, личные карточки уволенных сотрудников,  трудовые договора, лицевые счета сотрудников и другие документы.

    

О. А. Липатова

Заведующая архивом
Липатова Ольга Александровна  

Архивариус
Минвалеева Лилия Радиковна

Основные задачи архива

Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, учета, использования и сохранности принимаемых в архив документов постоянного срока хранения и по личному составу сроком хранения 75 лет.

Составление сводных описей документов и научно-справочного аппарата к ним, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию и передаче описей документов  в ОГБУ «Государственный архив Ульяновской области».

Оказание методической помощи структурным подразделениям в поиске необходимых документов и предоставление в пользование документов, находящихся на хранении в архиве.

Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве структурных подразделений, подготовки дел к передаче в архив академии.

Организует использование хранящихся в архиве документов:

  • – информирует руководителей и структурных подразделений академии о составе и содержании документов архива;
  • – выдает в установленном порядке дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования;
  • – исполняет запросы организаций и граждан об установлении трудового стажа и о заработной плате, о подтверждении срока обучения и выдачи диплома и по другим вопросам социально-правового характера; в установленном порядке выдает документы, копии документов, выписки и архивные справки;
  • – ведет учет и анализ использования документов, хранящихся в архиве.

Одной из функций деятельности архива является работа по запросам организаций и частных лиц, в том числе по социально-правовым запросам граждан, для выдачи архивных справок, выписок и копий в соответствии с установленными правилами.

Порядок предоставления (пересылки) архивом официальных ответов
на запросы организаций, архивных справок (выписок, копий) и документов о предыдущем образовании

Основанием для предоставления справок (документов) является письменный запрос.

В запросе в обязательном порядке указываются:

  • для граждан – фамилия, имя, отчество, почтовый адрес по прописке (полностью);
  • для юридических лиц – запрос оформляется на бланке организации, с указанием должности и подписью должностного лица;
  • интересующая тема:
    • – подтверждение образования (с указанием ФИО (точно как в дипломе), года окончания/отчисления учебного учреждения, формы обучения, факультета и специальности, регистрационного номера диплома);
    • – подлинность диплома (с приложением копии диплома);
    • – трудовой стаж – с подразделения, должности, периода работы (к заявлению прикладывается копия трудовой книжки по указанному заявителем период у); 
    • – получение документа из личного дела о предыдущем образовании – в заявлении указывается Ф.И.О. (точно как в дипломе, при смене Ф.И.О. после окончания учебного учреждения прилагается документ о смене фамилии/имени), наименование учебного учреждения (точно как в дипломе), год окончания учебного учреждения, либо год отчисления из вуза (с обязательным указанием об отчислении) т. д.; 
  • для какой цели запрашивается архивная справка: для учреждения Пенсионного Фонда (для начисления пенсии по возрасту, по потере кормильца, для перерасчета пенсии), в органы социальной защиты, в налоговую инспекцию, в центр занятости и т.д.;
  • форма получения информации (лично или по почте);
  • дата заполнения, подпись, контактный телефон.

К запросу должны быть приложены документы, связанные с темой запроса: копия трудовой книжки, диплома об образовании, свидетельства о браке и пр. документы. Наличие таких документов ускоряет процедуру архивного розыска и сокращает сроки ответа заявителю. Отсутствие обязательных документов, например свидетельства о смене фамилии/имени/отчества, является основанием для отказа в предоставлении архивной справки или возврата документа о предыдущем образовании.

Для получения документа из личного дела о предыдущем образовании (отчисленные студенты) необходимо предоставить в архив студенческий билет, зачетную книжку, обходной лист.

Архивные справки (выписки, копии и пр.), а также документы о предыдущем образовании при личном обращении в архив выдаются заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц – нотариально заверенной доверенности.

Не рассматриваются обращения, поступившие в письменном и электронном виде с неполной информацией об отправителе или написанные неразборчиво, оформленные не по правилам, а также при отсутствии точного почтового адреса (без почтового индекса), личной подписи и даты.

Образцы заявлений

Заявление на выдачу архивной справки о подтверждении обучения в академии (институте)

Заявление на выдачу оригиналов документов

Заявление на выдачу справки о подтверждении стажа работы в академии (институте) и заработной плате

Заявление на выдачу архивной копии, выписки

Заявление на ознакомление с документами и выдачу документов и дел во временное пользование